Урок 26

Система планирования и отчётности

Простая система самоорганизации для сотрудника
Время прохождения:

25 мин
  • Пройдено 89,25% 89,25%
Задача урока:

Показать, как сделать сотрудника полностью самостоятельным.

Основная цель системы планирования и отчётности — сделать так, чтобы сотрудница максимально точно выполняла свою работу и контролировала сама себя.
Для этого сотрудница самостоятельно планировала месяц, вела распорядок, и в конце каждого дня писала короткий отчёт.

Такой подход к управлению позволял моей сотруднице быть максимально самостоятельной при выполнении любой своей работы. Мы связывались с ней очень редко. Только тогда, когда она напоминала мне, что я должен ответить на какое-либо специализированное сообщение, или когда она что-то уточняла. И всё!

То есть моя сотрудница была настолько глубже меня в текущих делах моего же бизнеса, что уже через месяц работы ОНА вела все мои дела и напоминала мне о событиях, которые я должен был сделать. Если ваши сотрудники так вовлечены с первых месяцев работы, то это определенно победа!

Бесспорно, что руководство с видеоинструкциями и чек-лист для запуска продаж — сделали своё дело. Но если бы не разработанная мною система планирования и отчётности, то такого уровня самостоятельности и точности выполнения моей сотруднице добиться бы точно не удалось.

Я бы еженедельно, а может и ежедневно, назначал ей задачи. Проверял бы выполнение и обязательно находил бы то, что нужно исправить. Работа бы затягивалась…, и чтобы все делать хорошо и укладываться в сроки, ей пришлось бы сперва набраться опыта. Во всяком случае, так было у других.

Разработанная мною система планирования позволяла моей сотруднице быть точной и самостоятельной — сразу. Ведь с её помощью она смогла объединить в одном месте всю работу, описанную в 71 видеоинструкции (а это большой объём).

При этом не просто сгрести в кучу все задачи и зашиваться целыми днями, а, напротив, равномерно распределить работу по дням недели и работать от 30 до 120 минут в день. И выполнять точно и в срок!

Cистема планирования у меня была настроена в Google Календаре. При вдумчивом подходе это очень эффективное решение. Сервисом Google Suite, в котором также одним из основных сервисов является Google Календарь, пользуются такие компании, как Whirlpool, Asics, HP, PWC, Salesforce и многие другие.

Главная страница сервиса Google Suite (но мы пользовались бесплатными аккаунтами от Google)

Google Календарь позволял иметь доступ к задачам Tactic.pro с ноутбука и со смартфона одновременно. Из любой точки, где был доступ к интернету. А интернет к тому времени был почти везде! Поэтому моя сотрудница могла легко держать под контролем всю систему продаж Tactic.pro со своего смартфона. У нас даже была такая история:

Когда моя сотрудница была беременна вторым ребёнком, я предлагал ей декретный отпуск. Но она наотрез отказалась, объяснив это тем, что управление системой продаж Tactic.pro настолько простое, что она сможет работать даже лёжа в роддоме. Как позже и получилось.

При этом, сотрудница взяла лишь час перерыва на время непосредственно родов. И больше ни на минуту не сложила своих обязанностей! И это несмотря на то, что я постоянно настаивал на её отпуске или хотя бы отгуле… :))

Стоит отметить, что системы планирования, сделанные в Google Календаре, позволяют не только видеть рабочую загруженность всего месяца, но и вести распорядок дня. Это значит, что моя сотрудница могла устанавливать задачи на определённое время, а также планировать, сколько времени она потратит на её решение. И когда сотрудница формировала себе распорядок таким образом, то в назначенный час на её телефон приходило уведомление, и она сразу приступала к работе. То есть, она просто не могла пропустить выполнение задачи.

Главное преимущество такого способа в том, что этот распорядок она настроила всего один раз, когда впервые настраивала систему планирования. И далее, лишь раз в квартал, она добавляла задачи из чек-листа для проведения запуска продаж.

Постоянно оставаться в фокусе и никогда не терять контроль сотруднице помогала система отчётности, которая настраивалась с помощью бесплатных сервисов Evernote (официальный сайт: evernote.com) и Zapier (официальный сайт: zapier.com). В соответствии с этой системой сотрудница ежедневно писала в Evernote небольшие отчёты: сколько обработано писем; сколько обработано комментариев; сколько получено отзывов; какие задачи выполнены в рамках проведения запуска и т. п.

Пример отчёта в программе Evernote

Сотрудница знала, что раз в неделю я проверяю её отчёты. Она также знала, что я могу проверить и то, насколько её отчёты соответствуют реальности. Поэтому она всегда старалась выполнять свою работу максимально чётко. При этом пропустить написание отчёта сотрудница не могла, т. к. ей в календарь, каждый день, приходило соответствующее уведомление.

Распорядок дня сотрудницы в период запуска продаж

Работая по такой системе планирования и отчётности, сотруднице оставалось лишь придерживаться 3 простых правил:

1. Начинать и завершать день с календаря;
2. Выполнять всё, что написано в календаре;
3. Вносить в календарь всё, что сделала, делает или планирует сделать.

Учитывая тот факт, что календарь, отчётность, руководство и чек-лист у сотрудницы всегда были в ноутбуке и смартфоне одновременно, такая система позволяла никогда не терять сотруднице контроль над ситуацией. Благодаря такому подходу к работе у нас никогда не возникало «авралов» и «ахтунгов». Всё и всегда проходило по плану.

И думаю вы уже поняли, что данная система была жизненно необходима не мне (для контроля сотрудницы), а сотруднице (для самостоятельного и своевременного выполнения своей работы).

Материалы для скачивания

Смотреть на YouTube

Урок 26. Система планирования и отчётности

Слушать в аудиоформате

Урок 26. Система планирования и отчётности