Урок 26
Система планирования и отчётности
Простая система самоорганизации для сотрудника
25 мин
- Пройдено 89,25%
Задача урока:
Показать, как сделать сотрудника полностью самостоятельным.
Основная цель системы планирования и отчётности — сделать так, чтобы сотрудница максимально точно выполняла свою работу и контролировала сама себя.
Такой подход к управлению позволял моей сотруднице быть максимально самостоятельной при выполнении любой своей работы. Мы связывались с ней очень редко. Только тогда, когда она напоминала мне, что я должен ответить на какое-либо специализированное сообщение, или когда она что-то уточняла. И всё!
То есть моя сотрудница была настолько глубже меня в текущих делах моего же бизнеса, что уже через месяц работы ОНА вела все мои дела и напоминала мне о событиях, которые я должен был сделать. Если ваши сотрудники так вовлечены с первых месяцев работы, то это определенно победа!
Бесспорно, что руководство с видеоинструкциями и чек-лист для запуска продаж — сделали своё дело. Но если бы не разработанная мною система планирования и отчётности, то такого уровня самостоятельности и точности выполнения моей сотруднице добиться бы точно не удалось.
Я бы еженедельно, а может и ежедневно, назначал ей задачи. Проверял бы выполнение и обязательно находил бы то, что нужно исправить. Работа бы затягивалась…, и чтобы все делать хорошо и укладываться в сроки, ей пришлось бы сперва набраться опыта. Во всяком случае, так было у других.
Разработанная мною система планирования позволяла моей сотруднице быть точной и самостоятельной — сразу. Ведь с её помощью она смогла объединить в одном месте всю работу, описанную в 71 видеоинструкции (а это большой объём).
При этом не просто сгрести в кучу все задачи и зашиваться целыми днями, а, напротив, равномерно распределить работу по дням недели и работать от 30 до 120 минут в день. И выполнять точно и в срок!
Cистема планирования у меня была настроена в Google Календаре. При вдумчивом подходе это очень эффективное решение. Сервисом Google Suite, в котором также одним из основных сервисов является Google Календарь, пользуются такие компании, как Whirlpool, Asics, HP, PWC, Salesforce и многие другие.

Главная страница сервиса Google Suite (но мы пользовались бесплатными аккаунтами от Google)
Google Календарь позволял иметь доступ к задачам Tactic.pro с ноутбука и со смартфона одновременно. Из любой точки, где был доступ к интернету. А интернет к тому времени был почти везде! Поэтому моя сотрудница могла легко держать под контролем всю систему продаж Tactic.pro со своего смартфона. У нас даже была такая история:
Когда моя сотрудница была беременна вторым ребёнком, я предлагал ей декретный отпуск. Но она наотрез отказалась, объяснив это тем, что управление системой продаж Tactic.pro настолько простое, что она сможет работать даже лёжа в роддоме. Как позже и получилось.
При этом, сотрудница взяла лишь час перерыва на время непосредственно родов. И больше ни на минуту не сложила своих обязанностей! И это несмотря на то, что я постоянно настаивал на её отпуске или хотя бы отгуле… :))
Стоит отметить, что системы планирования, сделанные в Google Календаре, позволяют не только видеть рабочую загруженность всего месяца, но и вести распорядок дня. Это значит, что моя сотрудница могла устанавливать задачи на определённое время, а также планировать, сколько времени она потратит на её решение. И когда сотрудница формировала себе распорядок таким образом, то в назначенный час на её телефон приходило уведомление, и она сразу приступала к работе. То есть, она просто не могла пропустить выполнение задачи.
Главное преимущество такого способа в том, что этот распорядок она настроила всего один раз, когда впервые настраивала систему планирования. И далее, лишь раз в квартал, она добавляла задачи из чек-листа для проведения запуска продаж.
Постоянно оставаться в фокусе и никогда не терять контроль сотруднице помогала система отчётности, которая настраивалась с помощью бесплатных сервисов Evernote (официальный сайт: evernote.com) и Zapier (официальный сайт: zapier.com). В соответствии с этой системой сотрудница ежедневно писала в Evernote небольшие отчёты: сколько обработано писем; сколько обработано комментариев; сколько получено отзывов; какие задачи выполнены в рамках проведения запуска и т. п.

Пример отчёта в программе Evernote

Распорядок дня сотрудницы в период запуска продаж
Работая по такой системе планирования и отчётности, сотруднице оставалось лишь придерживаться 3 простых правил:
1. Начинать и завершать день с календаря;
2. Выполнять всё, что написано в календаре;
3. Вносить в календарь всё, что сделала, делает или планирует сделать.
Учитывая тот факт, что календарь, отчётность, руководство и чек-лист у сотрудницы всегда были в ноутбуке и смартфоне одновременно, такая система позволяла никогда не терять сотруднице контроль над ситуацией. Благодаря такому подходу к работе у нас никогда не возникало «авралов» и «ахтунгов». Всё и всегда проходило по плану.
И думаю вы уже поняли, что данная система была жизненно необходима не мне (для контроля сотрудницы), а сотруднице (для самостоятельного и своевременного выполнения своей работы).
Уроки:
Программа курса
Урок 1. Коротко об авторе
Урок 2. История проекта
Урок 3. Этапы запуска
Урок 4. Бизнес-план
Урок 5. Продукт
Урок 6. Линейка
Урок 7. Воронка продаж
Урок 8. Создание системы
Урок 9. Продуктовый сайт
Урок 10. Система продаж
Урок 11. Сбор базы
Урок 12. Обуч. продукту
Урок 13. Продажи
Урок 14. Принцип работы
Урок 15. Управление
Урок 16. План на год
Урок 17. Оплата рекламы
Урок 18. Таблица KPI
Урок 19. Провед. запусков
Урок 20. Поддержка
Урок 21. Сотрудники
Урок 22. Инструкции
Урок 23. Сценарии
Урок 24. Сотрудник и KPI
Урок 25. Чек-лист
Урок 26. План и отчеты
Урок 27. Каналы связи
Урок 28. KPI проекта
Экзамен
Заключение
Поддержка:
Если возникнут проблемы с открываемостью материалов или вопросы по курсу, то пишите на hi@launnch.pro
Материалы для скачивания
Смотреть на YouTube
Слушать в аудиоформате

По всем вопросам обращайтесь на hi@launnch.pro