Урок 21

Найм сотрудника

Общее описание элементов управления для сотрудника
Время прохождения:

27 мин
  • Пройдено 71,4% 71,4%
Задача урока:

Показать, какие элементы управления нужно подготовить для сотрудника, чтобы он эффективно управлял системой продаж в одиночку.

Как вы помните, я автоматизировал систему продаж примерно на 80%. Такая автоматизация уже давала мне небывалую свободу. Это позволяло зарабатывать деньги прямо во время путешествий, работая не более часа в день.

Но оставались 20% действий, которые так или иначе, требовали моего внимания. Они заставляли меня о них думать и не позволяли полностью переключиться на новый проект, которым я к тому времени уже занимался.

Чтобы автоматизировать оставшиеся 20%, и при этом не потерять в прибыли и качестве сервиса, мне нужно было нанять несколько сотрудников:

Проект-менеджера — для планирования и заполнения таблицы KPI, а также контроля всех сроков;
Маркетолога — для подготовки материала и проведения запусков продаж;
Менеджера службы поддержки — для ответов на вопросы клиентов;
Бухгалтера — для ведения бухгалтерской отчётности.

Поскольку работа подразумевалась удалённая и с небольшим объёмом, я планировал платить сотрудникам по 20 000 рублей в месяц. Итого, на четверых сотрудников, я должен был ежемесячно тратить 80 000 рублей. В год выходило бы 960 000 рублей. Если взять мою годовую цель 3 500 000 рублей и отнять 960 000 рублей на сотрудников, то оставалось бы 2 540 000 рублей (и это без учета УСН и комиссии при выводе средств).

К моей радости, я быстро понял, что найм четырёх сотрудников позволит конечно автоматизировать оставшиеся 20%, но при этом добавит мне функцию управления людьми. А как известно, управление людьми намного более эмоционально затратная работа, чем ответы на электронную почту и комментарии. К тому же, за 960 000 рублей в год, я был готов и сам поработать.

Я долго просчитывал возможные варианты, пока не нашёл отличный способ того, как нанять всего одного сотрудника для решения примерно 17% действий из оставшихся 20%. А позже нашёл способ как закрыть ещё 2%, передав функцию бухгалтерии на аутсорс в стороннюю компанию.

При этом мой новый подход не наделил бы меня функцией управления, и снизил бы вероятность появления внезапных «ахтунгов» и «авралов» в работе. Которые с группой из четырёх сотрудников, возникали бы регулярно.

Сначала я решил разобраться с бухгалтерией и найти подходящую компанию. Я выбрал сервис Моё Дело (официальный сайт: moedelo.org), т. к. у них была услуга по полному аутсорсингу всей бухгалтерии для индивидуальных предпринимателей с УСН (упрощенной системой налогообложения).

Услуги аутсорсинга бухгалтерии в Моём Деле, мне тогда обошлись около 15 000 рублей в год. Сегодня тот же тариф стоит около 50 000 рублей в год. Но согласитесь, это все равно дешевле, чем платить бухгалтеру в штате 240 000 рублей в год.

Когда с бухгалтерией я разобрался, то сразу приступил к созданию дополнительных инструментов автоматизации для будущего сотрудника. Именно эти дополнительные инструменты и должны были позволить справиться моему сотруднику с тем объёмом работы, для выполнения которого я хотел нанять трёх человек.

Итак, какие инструменты я подготовил, чтобы сильно упростить работу своему будущему сотруднику:

1. Руководство для сотрудника (с видеоинструкциями);
2. Сценарии ответов на вопросы клиентов;
3. Таблица KPI для ручного заполнения;
4. Чек-лист для проведения запусков продаж;
5. Система планирования и отчётности;
6. Основной и запасной каналы связи.

Когда я подготовил для своего будущего сотрудника все необходимые инструменты, то мне оставалось только обратиться к HR-менеджеру. За 2 дня, HR-менеджер, которую я нашёл на фрилансе, подобрала мне подходящего кандидата. Точнее кандидатку 🙂 Молодую замужнюю женщину, которая воспитывала ребёнка и занималась домашними делами.

Поскольку инструменты, которые я подготовил, подразумевали быстрое выполнение работы, сотрудница могла выполнять все свои обязанности за 30-120 минут в день. В периоды подготовки запусков продаж это время могло увеличиться до 4 часов в день (во многом из-за отсутствия опыта).

Но периоды подготовки к запускам продаж — это не более 5 недель в год. А с накоплением опыта скорость работы повышалась, и тогда по 4 часа в день сотрудница могла работать не более 2-2,5 недель в год. С учётом того, что вся работа равномерно распределялась по дню, её рабочее расписание выглядело примерно так: утром 15 минут почта; в обед 5 минут почта; вечером полчаса почта и заполнение таблицы. А в периоды запусков к этим задачам добавлялось ещё несколько задач из чек-листа для проведения запусков продаж.

Пример неполного распорядка сотрудницы на неделю (из видеоинструкции для сотрудницы)

Условия оплаты, которые HR-менеджер сообщила моей новой сотруднице — это фиксированная ежемесячная оплата в 15 000 рублей, плюс процент от проведения запусков продаж. Таким образом, зарплата моей сотрудницы составляла от 15 000 рублей (в спокойные месяцы) до 50 000 рублей (в месяцы запусков продаж). За услуги самого HR-менеджера я отдал 25 000 рублей.

Итого, на свою единственную сотрудницу, я тратил от 250 000 до 320 000 рублей в год. В зависимости от того, кто готовил и проводил 2 запуска продаж из 5. При этом, сотруднице очень нравилась её работа, о чём она не переставала мне повторять.

В обязанности моей сотрудницы входили следующие задачи:

1. Отвечать на вопросы клиентов;
2. Расширять сценарии ответов на вопросы клиентов;
3. Заполнять таблицу KPI;
4. Проводить запуски продаж;
5. Писать ежедневные отчёты;
6. Быть на связи.

Как вы понимаете, для выполнения всей этой работы у сотрудницы под рукой всегда были инструменты, которые я заранее для неё подготовил. Опираясь на эти инструменты, она быстро решала любую задачу, которая входила в её зону ответственности.

Так, с помощью новой сотрудницы и подготовленных инструментов, я окончательно автоматизировал систему продаж, оставив себе только 1% действий: ответы на специфические сообщения и запись 8-10 коротких видео в год.

Сотрудница часто отмечала, что такой порядок в работе она видит впервые. Хотя до этого она успела поработать в нескольких московских организациях. Признаюсь, мне было очень приятно, что моей сотруднице нравилась её работа 🙂

Так что же такого было в тех инструментах, которые позволяли моей сотруднице в максимально короткое время, и без напрягов, справляться со своими обязанностями?

А это разберём в следующих уроках.

Материалы для скачивания

Смотреть на YouTube

Урок 21. Найм сотрудников

Слушать в аудиоформате

Урок 21. Найм сотрудников